Home » Vernietiging » Papiervernietiging

Papier vernietigen met vertrouwelijke informatie

Dat we papier vernietigen voorzien van vertrouwelijke informatie is binnen de oud papierindustrie een relatief nieuwe dienstverlening. Renes zamelt al ruim 65 jaar oud papier in. We zijn een begrip in Rotterdam en omgeving. Zeker nu de wetgeving omtrent privacy strenger is geworden, bieden we ook vertrouwelijk papier vernietigen als dienst aan.

Wat zegt de wetgeving (AVG) over privacygevoelige informatie?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag je privacygevoelige informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je de gegevens hebt verzameld. Er wordt echter geen specifieke termijn genoemd. Het hangt af het type gegevens, het doel van de verwerking en eventuele wettelijke bewaartermijnen.

Voorbeelden van documenten met privacygevoelige informatie zijn medische dossiers, identiteitsbewijzen (inclusief aanvraagformulieren), werkgerelateerde documenten (sollicitatiebrieven, prestatiebeoordelingen, etc.) en onderwijsdossiers (inschrijfformulieren, scripties, rapportcijfers, etc.).

Wat zegt de wet over bewaartermijn financiële informatie?

Daarnaast zijn er specifieke wettelijke bewaartermijnen waar organisaties zich aan moeten houden. In Nederland geldt een bewaartermijn geldt van zeven jaar voor:

  • belastinggerelateerde documenten met financiële gegevens (belastingaangiften, facturen, bonnen en andere relevante documenten)
  • jaarrekeningen en administraties van een onderneming
  • loonadministratie, inclusief gegevens zoals loonstroken, loonbelastingverklaringen en andere loongerelateerde documenten

Daarnaast is er een categorie documenten die niets met privacy te maken hebben, maar wel met veiligheid. Denk aan bijsluiters van medicijnen die niet meer gebruikt mogen worden, documenten met informatie van producten die niet meer geproduceerd mogen worden of gevoelige bedrijfsinformatie, misdrukken en stembiljetten.

Het is handig om een bewaarbeleid op te stellen dat past bij de gegevens die je verwerkt en bij je organisatie. Bijvoorbeeld om periodiek te controleren welke data op papier, in archieven of op datadragers volgens de AVG-richtlijn of volgens de wet vernietigd dienen te worden.

Het CA+ certificaat; wat betekent dit officiële vernietigingscertificaat voor jou?

Renes was een van de eerste archiefvernietingsbedrijven in Nederland die gecertificeerd werd volgens de Certificaat Archiefvernietigingsnorm. Dit is een officiële waardering en erkenning dat professionele archiefvernietiging bij ons in veilige handen is.

We werken volgens de allerhoogste standaard, niet alleen voor het daadwerkelijke vernietigen van alle gevoelige informatie, maar ook voor de manier van transport van uw organisatie naar onze verwerkingslocatie. De certificeringsregeling schrijft voorzieningen en veiligheidsprocedures voor waarmee we vertrouwelijk materiaal ook echt op een betrouwbare wijze behandelen. Bovendien waarborgt het certificaat een efficiënt en sluitend vernietigingsproces.

Ook papier met vertrouwelijke informatie wordt gerecycled

Wanneer je het papier met vertrouwelijke informatie in een afgesloten container verzamelt, leegt onze speciale archiefauto de containers op een afgesproken dag en tijd. Daarna komt het papier op onze locatie in een met camera’s bewaakte, volledig gesloten systeem terecht.

De oude documenten worden tot onherkenbare stukjes van postzegelformaat versnipperd, die vervolgens tot balen papier worden geperst. De CA+ certificering schrijft voor dat we je archief direct versnipperen en de snippers binnen drie dagen het terrein verlaten. Het restmateriaal gaat naar de papierfabriek om er nieuwe grondstoffen van te maken.

De inzameling van vertrouwelijke papieren tot en met de verwerking van de onleesbare snippers in balen vindt plaats in een gesloten circuit, zodat wij totale geheimhouding kunnen garanderen.

Meer weten over onze papiervernietiging?

Wil je meer weten over onze papiervernietiging van vertrouwelijke documenten of wanneer we jou kunnen helpen?

Neem gerust contact met ons op via info@renes.nl of per telefoon: 010 – 419 28 22. We helpen je graag.

Hoe werkt mobiele archiefvernietiging met Papieranha precies?

Een van onze succesvolle innovaties is het zeer hoogwaardige, mobiele archiefvernietigingssysteem. De Papieranha vermaalt je archief met vertrouwelijke gegevens bij jou voor de deur (Din veiligheidsklasse 3). De intelligente, ijzersterke machine verwerkt alle soorten archiefbestanden tot maximaal 2.000 kilo per uur.

Ook voor het vernietigen van je digitale gegevens (bijvoorbeeld harddisk vernietiging) kun je bij Renes terecht.